Efektywna rekrutacja w placówce pomocowej
WYZWANIE:
Jak pomóc Fundacji Chrześcijańskiej Adullam zaplanować pracę personelu na etapie kwalifikowania odbiorców wsparcia tak, aby zapewnić wysoką efektywność i jakość prowadzonych działań?
OPIS
Fundacja w ramach swojej działalności między innymi świadczy usługi oraz oferuje wsparcie w zakresie asystentury i usług opiekuńczych dla osób z niepełnosprawnością, a także równolegle realizuje zadania w zakresie przeciwdziałania zjawisku bezdomności i wsparcia osób w kryzysie bezdomności. Podstawą skutecznego wsparcia w obu tych obszarach jest właściwe i jak najbardziej szczegółowe oraz zindywidualizowane zdiagnozowanie problemów, potrzeb i oczekiwań osób, które mają być objęte wsparciem. Bazując na wieloletnim doświadczeniu, Fundacja opracowała model działania i realizacji zadań oraz podstawowe narzędzia diagnostyczne (karty wywiadów, karty analizy potrzeb). Opiera się także na sformalizowanym systemie sporządzania i obrotu dokumentacją.
Narzędzia i system sprawdzały się w dotychczasowym modelu wsparcia, jednakże w obliczu nieustannego zmieniania się warunków społecznych i cywilizacyjnych, a przede wszystkim w obliczu wyzwań jakie postawiła przed Fundacją pandemia COVID – 19 okazało się, że konieczne jest przedefiniowanie dotąd stosowanych metod i ich aktualizacja. Obecnie przy zakwalifikowaniu do objęcia wsparciem stosowanych jest 16 dokumentów, w tym złożonych narzędzi diagnostycznych.
Przy skali wsparcia (ponad sto osób objętych wsparciem asystenckim i opiekuńczym i około 120 osób wspartych w kryzysie bezdomności) generuje to bardzo duży nakład pracy Stwarza to dwa podstawowe problemy: długi czas sporządzania dokumentacji i sporządzania diagnozy oraz bardzo utrudniona ich digitalizacja (konieczność wykonywania bardzo dużej ilości skanów). Konieczne jest opracowanie systemu oraz narzędzi, które będą skondensowane, zminimalizują liczbę kart dokumentacji bez ich utraty jakości i zawartości merytorycznej. Bardzo ważne jest także by objęły one wiedzę i informację wykraczające poza dotychczasowy katalog informacji zawierając w sobie również diagnozę potrzeb pozafizycznych – takich, które będą miały podstawowe znaczenie przy aktywizacji społecznej i zawodowej osób objętych wsparciem.
Konieczna jest także ewolucja samego modelu obsługi wsparcia, tak by był on nowoczesny i miał formułę rozwojową – aby można go było stale ulepszać bez konieczności przeprowadzania zmian systemowych.
DOTYCHCZASOWE SPOSOBY ROZWIĄZYWANIA PROBLEMU:
Jak dotychczas Fundacja stale starała się rozwiązać problem rozbudowanej dokumentacji oraz ulepszenia narzędzi diagnostycznych, w tym ich ucyfrowienia, jednakże działania te miały charakter akcyjny i cząstkowy, ponieważ rozwiązania systemowe wymagają środków i czasu. Środków, ponieważ aby opracować skuteczny system wraz z odpowiednimi narzędziami należy przeprowadzić pracochłonny proces analizy funkcjonującego systemu w celu wyekstrahowania słabych punktów i opracowania sposobów ich eliminacji bądź zastąpienia rozwiązaniami lepszymi. Aby przeprowadzić takie działanie konieczne jest zatrudnienie lub wydelegowanie pracowników o odpowiedniej wiedzy i doświadczeniu, co wiąże się z kosztami ich wynagrodzeń oraz opłacenia koniecznych analiz. Czasu, ponieważ bez podjęcia działania skoncentrowanego na opracowaniu nowego systemu i narzędzi praca taka bardzo rozciąga się w czasie przez co praktycznie staje się nieskuteczna. Jedynym rozsądnym i skutecznym rozwiązaniem jest zlecenie przeprowadzenia badań i analiz a następnie na ich podstawie opracowanie nowego systemu i narzędzi – w tym narzędzi cyfrowych – podmiotowi zewnętrznemu, którego praca nie wpłynie na możliwości operacyjne Fundacji.
Zwłaszcza, że Fundacja przy natężeniu realizowanych zadań nie byłaby w stanie sama przeprowadzić testowania opracowanego systemu i narzędzi.
Ważne informacje:
Potencjalny innowator musi mieć doświadczenie w działaniach związanych ze świadczeniem usług asystenckich, opiekuńczych lub zbliżonych, musi posiadać wiedzę na temat świadczenia usług i aktywizacji osób z niepełnosprawnością. Powinien to być także podmiot, który legitymuje się doświadczeniem w realizacji projektów zawierających w sobie elementy innowacyjne lub innowacyjnych. Musi to być podmiot doskonale znający uwarunkowania lokalne, zwłaszcza w odniesieniu do usług świadczonych na rzecz osób z niepełnosprawnością i osób dotkniętych kryzysem bezdomności.
