Mniej dokumentów, więcej czasu dla pacjentów szpitala psychiatrycznego

SP ZOZ Państwowy Szpital dla Nerwowo i Psychicznie Chorych w Rybniku zatrudnia 590 osób personelu medycznego „białego personelu”, w tym 33 instruktorów terapii zajęciowej. Średni wiek instruktora terapii zajęciowej to 43 lata. Grupa ta ma problemy z obsługą nowych technologii informatycznych i wymagałaby szkoleń z tego zakresu.

Szpital w swych strukturach ma 21 oddziałów szpitalnych, w tym 2 oddziały dzienne. Grupa instruktorów terapii zajęciowej zatrudniona jest w 19 oddziałach i 3 pracowniach terapeutycznych mieszczących się poza oddziałami. W Szpitalu leczonych jest 670 pacjentów, przy czym 610 pacjentów jest objętych terapią. Pacjentami Szpitala są osoby z całego terytorium kraju, nawet pacjenci z województwa warmińsko-mazurskiego czy zachodnio-pomorskiego. Wielu pacjentów jest z województw mazowieckiego, małopolskiego i łódzkiego.

Ze względu na rozproszoną infrastrukturę Szpitala grupa zawodowa instruktorów terapii zajęciowej ma utrudnioną możliwość przekazywania sobie informacji dotyczących procesu terapeutycznego pacjentów, gdyż na jednego instruktora przypada około dwudziestu pacjentów, natomiast odległości pomiędzy oddziałami są znaczne. W momencie nieobecności terapeuty w danym oddziale czy pracowni inni członkowie grupy terapii zajęciowej zastępują go w jego obowiązkach. Terapeuta przychodzący do oddziału na zastępstwo nie ma bezpośredniego wglądu w bieżącą dokumentację dotyczącą ściśle terapii zajęciowej, przez to musi przejrzeć całą dokumentację medyczną wszystkich pacjentów danego oddziału bądź uzyskać informacje od personelu oddziału. Personel ten nie zawsze dysponuje czasem, by przekazać informacje, którzy pacjenci są wytypowani przez lekarza do poszczególnych zajęć terapeutycznych. A to zajmuje sporo czasu, który można wykorzystać na prowadzenie zajęć. Ponadto część pracowni terapeutycznych umiejscowionych w oddziałach nie jest wyposażona w sprzęt komputerowy, przez co instruktor terapii zajęciowej jest zmuszony czekać lub prosić o dostęp do komputera inny personel w oddziale. W czasie zastępstw ten problem potęguje się.

Dotychczas prowadzenie dokumentacji potwierdzającej aktualne dane pacjentów uczestniczących na dany moment w terapii jest utrudnione w związku z brakiem możliwości płynnego przepływu informacji dotyczącej raportowania elektronicznego. Szpital potrzebuje prostego, przejrzystego systemu zarządzania dokumentacją pacjentów, z wykorzystaniem urządzeń elektronicznych, by ograniczyć czas związany z wypełnianiem dokumentacji.

Wszystkie listy pacjentów uczestniczących w poszczególnych zajęciach terapeuci przekazują sobie w formie papierowej. Podobna sytuacja dotyczy realizacji poszczególnych zajęć – tematyka zajęć, liczba osób uczestniczących, dyżury pacjentów notowane są w notatnikach terapeutów i dopiero w miarę możliwości przenoszone są do systemu komputerowego. Forma papierowa dokumentacji jest formą ryzykowną ze względu na dane wrażliwe, które mogą wpaść w niepowołane ręce. Ponadto forma ta utrudnia pracę poprzez niedogodną komunikację pomiędzy terapeutami z różnych oddziałów i pracowniami oraz poprzez wydłużenie czasu na wykonanie procedur świadczonych przez instruktorów terapii zajęciowej.

Dokumentację elektroniczną terapii zajęciowej będzie można wykorzystać do tworzenia bazy materiałów do prowadzenia zajęć terapeutycznych tj. konspekty, szablony, karty pracy, bibliografia, zbiór utworów muzycznych, itd. Z powstałej bazy korzystać będą mogli wszyscy terapeuci zatrudnieni w szpitalu.

Nośniki elektroniczne służyłyby także instruktorom terapii zajęciowej do dokumentowania prac pacjentów w celu śledzenia postępów ich rozwoju i procesu zdrowienia.